ご存じの通り2024年1月1日より電子帳簿等保存の保存要件が緩和されたかたちで施行開始されました。
多くの会社にとって、この電帳法対応の仕組みを準備する必要があります。
日本港運においてももちろん例外ではありません。
保存要件をかなえるためにタイムスタンププラグインを使った、【受領請求書管理】アプリを開発し、運用していますのでご紹介させていただきます。
このアプリのポイント３つ
①タイムスタンプの付与機能（プラグイン）
②事務処理進捗確認用のワークフロー
③削除レコード履歴アプリとの連携
＜画面イメージ＞
①タイムスタンプ付与機能の紹介
kintoneアプリにアップロードされた請求書ファイルに対して、認定タイムスタンプを付与するアプリです。
認定タイムスタンプ自動付与とは？
各省庁、各団体指定の（財）日本データ通信協会が認定するタイムスタンプを登録文書に自動付与します。
電子証明書を利用した電子署名タイムスタンプにも対応し、無料のAdobeReaderを利用した検証が可能です。
タイムスタンプとはいわゆる「時刻認証」。
電子データの作成時刻は、PCの時刻設定に依存するため、それだけでは公的な時刻証明になりません。
いつの時点で存在した情報であるかを証明するために、請求書データにタイムスタンプを付与した形で保存することによりデータの存在証明として利用が可能になります。
これによりその後の変更（改ざん）有無を判定することができますので、データの改ざん防止としてとっても有用な仕組みになります。
日本港運が採用したプラグインは？
コントラクトマネジメント株式会社提供のもの。ご興味あればお問い合わせください。
②ワークフロー
日本港運では各部署で担当業務に応じた受領請求書のチェック作業があり、請求書のデータは従来の紙であったりメール添付だったり専用サイトからのダウンロードだったりと、今では多岐にわたります。
紙のすべてを電子データ化するには至っていない中「電子で受領したものは電子で管理」。
というスモールスタートの形で運用を始めています。
またここで扱われる電子データの主管となるのは日本港運では経理チームにあたります。
kintoneでは、標準機能として「プロセス管理」と呼ばれているワークフロー機能を有しており、担当者による請求書アップロードからはじまり、経理チームによる決済、そして最後にタイムスタンプ付与というワークフローの仕組みによって、電子データは保存されていきます。
＜画面イメージ：タイムスタンプ情報＞
③削除レコード履歴アプリへのバックアップ
kintoneは大変便利なプラットフォームではありますが、万能ではありません。
保存要件には簡単に言うと「データの削除はダメ」という要件があります。
もちろん利用ユーザーには編集や削除の権限は付与しない形で提供していますが、kintoneはアプリの管理者であれば削除操作も可能なため、削除してしまった場合でも、その削除レコードを保存するためのkintoneアプリを用意し、電子データ事務処理規定との合わせ技でこの要件を満たす運用にしています。
＜画面イメージ：アプリ内の削除レコード履歴＞
さていかがでしたでしょうか？
今後は運用シーンを拡大し、
紙で受領した請求書も電子保存！となった場合もバージョンアップで対応していく予定です。
kintoneアプリの良いところは、こういった機能改修が自在であることですね！
では次回!